Daarom in deze blog het antwoord op de vraag die veel ondernemers bezighoudt: wanneer is het tijd om een nieuwe medewerker aan te nemen?
Het draait allemaal om timing
Het is een vraag die ik vaak hoor, en ik begrijp heel goed waarom dit zo belangrijk is. Het aannemen van een nieuwe medewerker kan een groot verschil maken voor je bedrijf, maar de timing moet wel goed zijn.
Een veelvoorkomend probleem bij ondernemers is dat ze wachten tot de werkdruk te hoog is voordat ze besluiten een nieuwe medewerker aan te nemen. Dit resulteert vaak in een haastige wervingsprocedure en onvoldoende tijd voor inwerken. Het is cruciaal om proactief te handelen.
Mijn advies is dus om vooruit te kijken en de capaciteit op peil te houden. Dit betekent dat je personeel moet werven voordat de nood het hoogst is, zodat er voldoende tijd is om de nieuwe medewerker in te werken en vertrouwd te maken met de werkprocessen en softwarepakketten.
Als je zorgt dat je of capaciteit voldoende hebt vooruitwerft of je hebt werk wat vooruitgeschoven kan worden, besteed dan echt die tijd om die persoon te trainen, kennis te laten maken met collega’s, aan te geven hoe dat proces werkt. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker na een paar weken al zelfstandig aan de slag kan.
Indicatoren voor het aannemen van een nieuwe medewerker
Een goede manier om te bepalen wanneer je een nieuwe medewerker moet aannemen, is door naar de planning en werkdruk te kijken. Als je merkt dat de planning steeds langer wordt en de werkdruk stijgt, is het tijd om serieus te overwegen om iemand aan te nemen.
Een voorbeeld: stel dat je normaal gesproken acht weken in de planning zit. Op een moment zie je dat je naar tien weken planning gaat. Als dit consequent zo is moet je wat mij betreft toch gaan overwegen om tijdelijke capaciteit in te ruilen voor een continue capaciteit.
Dit helpt je om een balans te vinden tussen de werkdruk en de capaciteit van je team. Het is belangrijk om hier alert op te blijven, zodat je niet ineens voor verrassingen komt te staan. Tijdig reageren op deze signalen kan veel stress en problemen voorkomen.
De verborgen kosten van een nieuwe medewerker
Het aannemen van een nieuwe medewerker brengt ook verborgen kosten met zich mee. Naast het salaris en de uitgaven voor werkplekken, moeten ondernemers ook rekening houden met inwerkkosten, ziekengeldpremie, vakantiegeld en sociale lasten. Dit kan behoorlijk oplopen.
Een handige formule die ik gebruik is om de brutoloonkosten met 25% te verhogen om een realistisch beeld te krijgen van de totale loonkosten per jaar.
Dit betekent dat je goed moet nadenken over je budget en de financiële ruimte die je hebt. Het is niet alleen belangrijk om de directe kosten van een nieuwe medewerker in te calculeren, maar ook om rekening te houden met de indirecte kosten. Denk hierbij aan de tijd die je besteedt aan het inwerken van de nieuwe medewerker en de impact op de productiviteit van je team.
Vroegtijdig werven heeft voordelen
Een groot voordeel van tijdig werven is dat je de tijd hebt om de nieuwe medewerker goed in te werken. Dit betekent niet alleen uitleggen hoe de processen werken, maar ook de tijd nemen om de medewerker vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur en collega’s. Hierdoor kan de medewerker sneller zelfstandig werken en bijdragen aan de productiviteit van het team.
Ik heb gemerkt dat het veel beter werkt als je de tijd neemt om iemand goed in te werken. Dit zorgt niet alleen voor een betere integratie in het team, maar ook voor een hogere productiviteit op de lange termijn. Het geeft de nieuwe medewerker de kans om zich echt thuis te voelen en optimaal bij te dragen aan het succes van je bedrijf.
Zzp'er of vaste medewerker?
Misschien durf je het toch nog niet aan, zo’n vaste medewerker. Daarom kiezen ondernemers in het begin vaak voor zzp’ers. Maar hoewel zzp’ers flexibiliteit bieden, kunnen de kosten op de lange termijn hoger uitvallen en is de betrokkenheid vaak lager.
Een vaste medewerker biedt meer continuïteit en betrokkenheid bij de organisatie. Een nadeel van een zzp’er vind ik ook wel een stukje betrokkenheid. Ik heb bijvoorbeeld altijd heel veel geluk gehad met zzp’ers die hier tijdelijk gezeten hebben qua betrokkenheid, maar het is toch wel makkelijker als er iemand gewoon tenminste drie dagen per week op de werkvloer loopt.
Het is belangrijk om te kijken naar wat je bedrijf nodig heeft. Als je op zoek bent naar continuïteit en betrokkenheid, is een vaste medewerker vaak de betere keuze. Maar als je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt, kan een zzp’er een goede oplossing zijn. Het is dus een kwestie van goed afwegen wat het beste past bij je situatie en behoeften.
Onboarding? Super belangrijk!
Een goede onboarding is essentieel voor het succes van een nieuwe medewerker. Dit proces begint niet pas bij de eerste werkdag, maar al bij de werving en selectie. Zorg ervoor dat je tijdens het sollicitatieproces duidelijk maakt wat je verwacht en biedt de kandidaat de mogelijkheid om kennis te maken met het team.
Een onboarding betekent ook gewoon dat je elke week of elke twee weken even met zo’n persoon om tafel moet. Maar ook met directe collega’s: hoe is de feedback? Je zult werk moeten beoordelen, verwachtingen uitspreken en tijdig bijsturen.
Het is belangrijk om de nieuwe medewerker vanaf het begin het gevoel te geven dat ze welkom zijn en dat ze onderdeel zijn van het team. Dit helpt niet alleen bij de integratie, maar zorgt er ook voor dat ze sneller productief kunnen zijn. Door regelmatig feedback te geven en verwachtingen uit te spreken, kun je eventuele problemen vroegtijdig signaleren en aanpakken.
Evaluatie en bijsturing
Het evalueren van de prestaties van een nieuwe medewerker is cruciaal. Dit helpt niet alleen om te bepalen of de medewerker goed functioneert, maar biedt ook de mogelijkheid om bij te sturen en te verbeteren waar nodig. Regelmatige evaluaties en feedbacksessies zijn daarom onmisbaar.
Natuurlijk: het is best wel lastig om in vier weken te beoordelen of iemand daadwerkelijk bij je organisatie past. Maar het is essentieel om tijdens de proeftijd goed te evalueren en bij twijfel niet door te gaan.
Het is daarom belangrijk om duidelijke criteria te hebben waarop je de prestaties van de nieuwe medewerker beoordeelt. Dit kan variëren van productiviteit en kwaliteit van het werk tot de mate van samenwerking met collega’s en de bijdrage aan de bedrijfscultuur.
Door regelmatig te evalueren en feedback te geven, kun je ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich blijft ontwikkelen en optimaal kan bijdragen aan het succes van je bedrijf.
Een belangrijke stap
Het aannemen van een nieuwe medewerker is een belangrijke stap voor elke ondernemer. Het vereist niet alleen een zorgvuldige planning en evaluatie, maar ook een proactieve houding. Door tijdig te werven en een goede onboarding te verzorgen, kun je de kans op succes aanzienlijk vergroten en de groei van je onderneming ondersteunen.
Heb je nog vragen na het lezen van deze blog? Dan sta ik uiteraard voor je klaar!
